Condizioni generali d'usoPrivacySub-responsabili
Versione 3.2 — Ottobre 2026
Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
1. Titolare del trattamento
- Denominazione
- RoundTable Italy S.r.l.
- Sede legale
- Via Montegrappa 25, 53036 Poggibonsi (SI)
- Codice fiscale e Partita IVA
- 01629440528
- info@certifly.it
- Sito web
- https://certifly.it
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei tuoi dati personali puoi contattarci all'indirizzo info@certifly.it.
2. Categorie di dati trattati
2.1 Dati forniti direttamente dall'utente
- Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono.
- Dati professionali: numero patentino drone, certificazioni ENAC, qualifiche operative.
- Dati aziendali: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo sede.
- Dati operativi: calendario missioni, tipo di intervento, coltura o infrastruttura oggetto delle operazioni.
- Documenti caricati: certificati, assicurazioni RC, autorizzazioni, piani di volo, manuali operativi.
2.2 Dati di collaboratori e piloti inseriti dall'operatore
Quando un operatore inserisce nella piattaforma dati relativi ai propri collaboratori, piloti o osservatori, i dati trattati possono includere: nome, cognome, contatti, numero patentino, certificazioni, abilitazioni e qualifiche operative. In tal caso l'operatore agisce come Titolare del trattamento per tali dati e Certifly li tratta in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le condizioni stabilite nel Data Processing Agreement incorporato nelle Condizioni generali d'uso della Piattaforma.
2.3 Dati raccolti automaticamente
- Dati di utilizzo della piattaforma: pagine visitate, funzionalità utilizzate, tempi di sessione, azioni compiute.
- Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, identificatori di sessione.
- Log operativi: eventi applicativi relativi alle operazioni eseguite sulla piattaforma.
2.4 Dati acquisiti da fonti esterne
- Dati geospaziali relativi alle aree operative, acquisiti da servizi cartografici pubblici.
3. Finalità del trattamento e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica | Dati coinvolti |
|---|---|---|
| Erogazione del servizio Certifly (gestione compliance UAS, onboarding, missioni) | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR | Anagrafica, dati professionali, dati operativi, documenti |
| Attivazione e gestione della licenza d'uso | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR | Anagrafica, dati aziendali |
| Classificazione automatica di documenti tramite AI (i dati sono pseudonimizzati prima dell'invio al fornitore del servizio AI) | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR | Documenti caricati (pseudonimizzati) |
| Anonimizzazione dei dati di utilizzo per analisi aggregate | Interesse legittimo — art. 6(1)(f) GDPR | Dati di utilizzo e log operativi |
| Miglioramento della piattaforma mediante analisi di dati aggregati e irreversibilmente anonimizzati | Non applicabile (dati anonimizzati, fuori ambito GDPR ai sensi del considerando 26) | Dati di utilizzo e log, previo processo di anonimizzazione irreversibile |
| Comunicazioni commerciali (aggiornamenti, offerte, contenuti settoriali) | Consenso — art. 6(1)(a) GDPR | Dati di contatto |
| Adempimenti fiscali e contabili | Obbligo legale — art. 6(1)(c) GDPR | Dati anagrafici, dati di fatturazione |
| Sicurezza della piattaforma e prevenzione frodi | Interesse legittimo — art. 6(1)(f) GDPR | Log tecnici, dati di accesso |
4. Consensi facoltativi
Alcune finalità di trattamento richiedono il tuo consenso esplicito. Ciascun consenso è indipendente e può essere fornito, rifiutato o revocato in qualsiasi momento contattando info@certifly.it o, quando disponibile, direttamente dalle impostazioni del tuo account.
5. Trasferimento dei dati e responsabili del trattamento
I dati personali sono trattati con l'ausilio dei seguenti responsabili del trattamento (sub-processor), con cui Certifly ha stipulato specifici Data Processing Agreement conformi al GDPR:
| Sub-processor | Sede / Server | Funzione | Garanzie trasferimento |
|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | USA / Server UE (Stoccolma, Svezia) | Database, autenticazione, storage | DPA con SCC ex Decisione UE 2021/914 |
| Anthropic, Inc. | USA | Classificazione documenti AI (testi pseudonimizzati; immagini trasmesse per estrazione visiva) | DPA con SCC ex Decisione UE 2021/914 |
| Railway Corp. | USA | Microservizio generazione PDF | DPA con SCC ex Decisione UE 2021/914 |
Alcuni di questi fornitori trattano i dati personali al di fuori dell'Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti. In assenza di una decisione di adeguatezza, tali trasferimenti avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea (Decisione UE 2021/914), di cui è possibile richiedere copia scrivendo a info@certifly.it (artt. 13, paragrafo 1, lettera f, e 46 GDPR).
La lista completa e aggiornata dei responsabili del trattamento è disponibile all'indirizzo certifly.it/subprocessors. Certifly notifica eventuali aggiunte con almeno 30 giorni di preavviso.
Per i documenti caricati in formato testuale, prima dell'invio al fornitore del servizio AI i principali identificativi diretti — codice fiscale, partita IVA, indirizzo email, numero di telefono, codice patentino ENAC e numero del documento d'identità — sono sostituiti con token. I documenti caricati come immagine sono invece trasmessi integralmente al fornitore per consentirne l'estrazione visiva, in esecuzione del contratto (art. 6(1)(b) GDPR) e nel rispetto del Data Processing Agreement con clausole contrattuali standard. La pseudonimizzazione testuale non copre nomi e indirizzi, la cui tutela è affidata agli obblighi contrattuali del fornitore.
6. Conservazione dei dati
I cicli archiviati restano consultabili in sola lettura per 365 giorni dalla data di archiviazione e possono essere ripristinati prima della scadenza. La scadenza non comporta la cancellazione automatica dei documenti approvati, inviati o delle evidenze operative soggette a obblighi di conservazione.
I dati personali sono conservati secondo lo schema seguente:
| Categoria | Periodo | Stato dei dati |
|---|---|---|
| Dati account e operativi durante il contratto | Per tutta la durata del contratto attivo | Accessibili e modificabili dall'utente |
| Dati account dopo scadenza o cancellazione — Fase 1 | 60 giorni dalla scadenza o dalla richiesta di cancellazione | Accessibili in sola lettura, esportabili in formato CSV o JSON |
| Dati account dopo scadenza o cancellazione — Fase 2 | Dal 61° giorno fino a 24 mesi dalla cancellazione | Archiviati, non accessibili all'utente. Conservati per legittimo interesse del Titolare alla difesa in giudizio e alla gestione di eventuali contestazioni post-contrattuali, ai sensi dell'art. 17(3)(e) GDPR. Il periodo di 24 mesi è proporzionato alla natura del servizio e ai tempi ragionevoli di insorgenza di eventuali controversie. |
| Dati account dopo scadenza o cancellazione — Fase 3 | Oltre 24 mesi | Cancellazione definitiva e irreversibile |
| Dati fiscali e contabili | 10 anni ai sensi dell'art. 2220 c.c. | Conservazione obbligatoria |
| Log di sicurezza e accessi | 24 mesi | Conservazione per sicurezza e audit |
| Registro delle modifiche (chi ha cambiato cosa e quando, con nome e indirizzo email di chi compare nel dato modificato) | 24 mesi dalla modifica | Non accessibile all'utente. Conservato anche dopo una richiesta di cancellazione, per legittimo interesse del Titolare alla sicurezza della piattaforma e alla difesa in giudizio, ai sensi dell'art. 17(3)(e) GDPR; eliminato automaticamente allo scadere dei 24 mesi. |
I documenti caricati dall'utente seguono lo stesso schema di conservazione dei dati account.
7. I tuoi diritti
In qualità di interessato ai sensi del GDPR, hai diritto di:
- Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei tuoi dati.
- Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o incompleti.
- Cancellazione (art. 17): richiedere l'eliminazione dei tuoi dati, salvo obblighi legali di conservazione.
- Limitazione (art. 18): richiedere la sospensione del trattamento in determinati casi.
- Portabilità (art. 20): ricevere i tuoi dati in formato strutturato e leggibile da macchina.
- Opposizione (art. 21): opporti al trattamento basato su interesse legittimo.
- Revoca del consenso: in qualsiasi momento, senza effetti retroattivi.
Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@certifly.it. Risponderemo entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Quando disponibile, potrai esercitare alcuni diritti direttamente dalla piattaforma.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
8. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali da accesso non autorizzato, perdita, distruzione o divulgazione, in conformità all'art. 32 GDPR. Le misure sono documentate internamente e aggiornate in funzione dell'evoluzione della piattaforma e dello stato dell'arte.
Prima dell'invio di documenti testuali a servizi AI esterni per la classificazione automatica, i principali identificativi diretti sono sostituiti mediante pseudonimizzazione. I documenti caricati come immagine sono invece trasmessi integralmente per l'estrazione visiva, sulla base dell'art. 6(1)(b) GDPR e nel rispetto del Data Processing Agreement con il fornitore.
In caso di violazione dei dati personali (data breach) che comporti un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, provvederemo alla notifica al Garante per la Protezione dei Dati Personali entro 72 ore dalla scoperta della violazione e informeremo gli interessati senza ingiustificato ritardo, nei casi previsti dall'art. 34 GDPR.
9. Decisioni automatizzate
Certifly utilizza sistemi di intelligenza artificiale per la classificazione automatica di documenti e per la generazione di suggerimenti operativi. I dati testuali trasmessi ai servizi AI sono preventivamente pseudonimizzati nei principali identificativi diretti; i documenti caricati come immagine sono trasmessi integralmente per l'estrazione visiva (art. 6(1)(b) GDPR).
Questi strumenti operano come supporto alle decisioni dell'utente e non producono decisioni automatizzate con effetti giuridici o significativi ai sensi dell'art. 22 GDPR. L'utente mantiene il controllo sulle proprie scelte operative e può in qualsiasi momento discostarsi dai suggerimenti della piattaforma.
10. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative o evolutive del servizio. In caso di modifiche sostanziali, ti informeremo via email o tramite notifica in piattaforma con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su certifly.it/privacy.
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